新しい職場では、マニュアル改善・引継書作成から仕事を覚える

こんにちは、みきふぉいです。

この4月から、私は新卒で入社した会社から初めて他社で働くことになりました。他社とはいいつつ、子会社なので、プレ転職という位置付けでしょうか。

子会社は、創業1年程度の新しい会社で、新体制に移行したこともあり、さまざまなルールを整備・改善していくする必要があります。

いわば第2創業期に、経営戦略や会社の制度・仕組みを作りに関わることは、とてもやりがいがあります。また、優秀な人たちと自分たちの働き方を作り上げていく経験は今後の糧になると考えています。

しかし、創業期のバタバタで引き継ぎ自体が発生してなかったこともあり、業務のマニュアルや課題などが一元管理されておらず、苦労している部分もあります。

この春から、新しい職場で働いている人たちは、ぜひ、マニュアルを作成しながら業務を学んでいってほしいと思います。

先輩からOJTで聞くことや既存のマニュアルを活用しながら進める業務もあると思いますが、自分なりに改善したり、わかりにくい部分に追記したりしながら進めてください。

そのマニュアルがあれば、毎日どのようなタスクがあるか周囲の人とも共有できますし、万が一、病休などになった場合でも、代わりに対応してもらえるようになります。

そのためには初見の人にも、わかりやすく作られている必要があります。

初見の人とはすなわち、一番最初にその業務に対峙する「自分」にも当てはまりますので、一番フレッシュで気づきが多いときに、疑問点を解消しながらマニュアルを作成することをおすすめします。

また、同時に、業務引き継ぎ書を作成しながら日々の業務を俯瞰していくとよいと思います。

創業期に限らず、属人的になっている作業、さまざまな業務の分担が決まっていないこともありますので、自分の業務と関わりがあるまたは自分から積極的に勉強したい分野の業務をとっていく意味でも、自分が抱えているタスクを可視化しておく必要があります。

自分で手掛けたマニュアルや自分の業務引継書（業務範囲の可視化）は、上司に希望を伝えるときにも役に立ちます。

上司は、部下の仕事ぶりなどを正しく評価する立場にありますが、すべてを把握しきれないという場合も多いものです。

もちろん、普段からのコミュニケーションの重要性は言うまでもありませんが、ぜひ自分の業務に責任をもって取り組むためにも、業務を可視化した上で、希望の仕事に近づいていってください。

マニュアルや業務引継書は、自分以外の誰かのためにつくると思われがちですが、一番最初は自分の役に立つツールになりますので、ぜひ、意識して取り組んでみることをおすすめします。